سفرهای تجاری معمولا برایمان استرس زیادی به همراه می آورند. اینکه همه چیز طبق برنامه انجام شود و مشکلی پیش نیاید می تواند ذهن ما را حسابی درگیرگیر کند و از تمرکز ما برای به نتیجه رساندن کاری که بهمان محول شده، بکاهد. خبر خوب این است که با کمی برنامه ریزی می توان استرس سفر تجاری را از بین برد تا بتوان با تمرکز بر روی کار، سفر خوبی را هم داشته باشیم.

در این نوشته نگین پرواز قصد داریم مواردی که برای برنامه ریزیسفر ضروری هستند، بررسی کنیم. در ادامه با ما همراه باشید.

شرایط خاص سفری پیش رو دارید را بررسی کنید

اگر چار سرما خوردگی یا بیماری دیگری هستید، مطمئن شوید که سفر برای شما مناسب است و با مشورت پزشک داروهایی که برای سفرتان لازم دارید، همراهتان داشته باشید. بررسی کنید که همراه داشتن داروهایتان در فرودگاه یا کشور مقصد مشکلی برایتان ایجاد نمی کند.

اگر قرار است به خارج از کشور برای سفر تجاری تان سفر کنید، مطمئن شوید که تمام پروسه های ویزا و خرید بلیت پرواز و اقامت را می دانید. برای آنها برنامه ریزی کنید و به موقع اقدمات لازم را انجام دهید.

اگر برای سفر تجاری تان باید پروازی با زمان طولانی داشته باشید، از چند روز قبل شروع کنید به نوشیدن مرتب آب تا بدنتان شرایط مناسبی داشته باشد تا بتواند از بیماری ها و کسالت شدید ناشی از سفر طولانی جلوگیری کند.

برای روزهای سفرتان برنامه ریزی کنید

از قبل از سفر در دفترتان برنامه هایتان را مرحله به مرحله بنویسید. از زمانی که باید در فرودگاه مبدا حضور داشته باشید شروع کنید. اگر قرار است بعد از رسیدن با کسی تماس بگیرید یا حتی سیمکارت کشور مقصد را بخرید، حتما آن را بنویسید.

برنامه های کاری تان را هم حتما بنویسید. ملاقات های کاری، وظایفی که باید از انجام شدن آنها مطمئن شوید و سایر کارهایی که انجام شدن آنها برای شما و شرکتتان مهم است. موارد کم اهمیت تر را هم بنویسید تا اگر شرایط انجامشان فراهم شد، آنها را فراموش نکنید.

نوشتن برنامه باعث می شود در صورتی که سرتان شلوغ شد یا اگر در شرایطی قرار گرفتید که کمی گیج شدید، بتوانید به دفترتان رجوع کنید و از آن کمک بگیرید. نوشتن برنامه سفرتان، یکی از مهم ترین موارد برای کاهش استرس سفر تجاری و راهی است تا بتوانید بعنوان یک کارمند موثر در سفرتان وظایف محول شده را به نتیجه برسانید.

از مشاور سفرتان کمک بگیرید

بسیاری از شرکت ها با یک آژانس مسافرتی معتبر برای سفرهای سازمانی خود قرارداد دارند. این امر به کارمندان شرکت این اطمینان را می دهد تا برای سفرشان به خوبی برنامه ریزی می شود و باعث می شود برای سفرشان نگرانی نداشته باشند چون آژانس مسافرتی همه هماهنگی های ویزا، بلیت، هتل و … را برایشان انجام می دهد و در صورتی که در طول سفر موارد غیرمترقبه ای پیش آمد، شما را پشتیبانی می کند.

بیشتر بخوانید:

• خدمات سفرهای تجاری نگین پرواز برای سازمان ها و شرکت ها

• تورهای نمایشگاهی نگین پرواز

بلیت پرواز، رزرو هتل و هر چیز دیگری که نیاز دارید رزرو کنید

اگر خودتان باید بلیت پرواز بخرید و هتل رزرو کنید، این کار را با عجله انجام ندهید. غیر از قیمت موارد پراهمیت زیاد دیگری هم وجود دارند. مثلا مقدار زمان توقف پرواز شما (در صورتی که پرواز توقف دار داشته باشید)، یا اطمینان از اینکه رزرو هتل تان شامل صبحانه رایگان هم می شود و بسیاری موارد دیگر. اگر نکات لازم در این مورد را نمی دانید، پیشنهاد می کنیم از یک آژانس مسافرتی معتبر کمک بگیرید.

اگر می خواهید در سفرتان اتومبیل اجاره کنید یا از سرویس های ترانسفر استفاده کنید، قبل از سفر برای این قبیل کارها برنامه ریزی کنید.

مدارکتان را بررسی کنید

برای سفرهای خارجی اعتبار پاسپورت مسئله بسیار مهمی است و دقت نکردن به آن می تواند مشکل ساز شود. حتما مطمئن شوید پاسپورتتان حداقل شش ماه اعتبار دارد. اکثر ایرلاین ها مسافرانی پاسپورتشان کمتر از شش ماه اعتبار دارد را سوار نمی کنند. توصیه می کنیم اگر اعتبار پاسپورتتان کمتر از یک سال است، نسبت به تعویض آن اقدام کنید تا دچار مشکل نشوید. برای سفرهای هوایی داخلی هم همراه داشتن کارت ملی یا شناسنامه ضروری است.

حتما مشخصات فردی خود را با اطلاعاتی که روی بلیت پرواز یا رزرواسیون هتل ثبت شده مطابقت دهید. املای صحیح اسم و شماره پاسپورت بسیار اهمیت دارند.

مطمئن شوید که بلیت، رزرو هتل و مدارک شناسایی تان را همراهتان می برید. توصیه می کنیم از بلیت و رزو هتل و صفحه اول پاسپورت یک کپی بگیرید و در کیف دیگری بگذارید. داشتن عکس مدارک در گوشی موبایل تان هم یک نسخه پشتیبان نهایی است که خیال تان را راحت تر می کند.

سبک سفر کنید

همراه داشتن چمدان هم به زمان بندی شما لطمه می زند و هم احتمال گم شدن چمدان می تواند برایتان استرس ایجاد کند. تا جایی که می توانید از کوله پشتی استفاده کنید تا درگیر مراحل تحویل دادن و گرفتن بار در فرودگاه نشوید. چمدان خلبانی را می توانید با خودتان به داخل هواپیما ببرید. ضمنا فضای نسبتا مناسبی هم در اختیارتان بگذارد.

سعی کنید در چمدان یا کوله تان، به اندازه لازم لباس داشته باشید و یک یا دو دست لباس غیر رسمی هم همراهتان داشته باشید. همراه داشتن شارژ موبایل و لپ تاپ و در صورت امکان پاوربانک را هم فراموش نکنید.

اگر از کوله پشتی استفاده می کنید، قوانین وزن بار دستی مجاز ایرلاین را بپرسید و وزن کوله پشی تان را متناسب با آن تنظیم کنید.

بیشتر بخوانید:

• چگونه سفرهای تجاری به کار و تجارت شما رونق می دهد؟

• چگونه از سفر کاری لذت ببریم؟

کمی درباره فرهنگ مقصدتان بدانید

چه سفرتان خارجی باشد و چه داخلی، بهتر است کمی اطلاعات درباره فرهنگ مردم مقصدتان کسب کنید. داشتن این اطلاعات به شما کمک می کند تا رفتار متناسبی داشته باشید و افرادی که در مقصد با آنها کار دارید، شما را فردی متشخص و محترم بدانند و ارتباط بهتری با شما برقرار کنند.

قبل از سفر خوب بخوابید!

سفر به خودی خود برای شما خستگی ایجاد می کند. اگر قبل از سفر خواب خوبی نداشته باشید، خستگی سفر به آن اضافه می شود و می تواند شما را کلافه کند و از انجام بهینه وظایفتان باز دارد. سعی کنید از دو سه روز قبل از سفرتان به موقع بخوابید تا بدنتان آمادگی و شادابی لازم برای سفر را داشته باشد.

به موقع برسید!

سعی کنید برنامه تان را جوری تنظیم کنید که قبل از سفر بدانید در چه ساعتی باید کجا باشید و چکار کنید. طبق قوانین، برای پروازهای بین المللی باید 3 ساعت قبل و برای پروازهای داخلی باید 1 ساعت قبل از پرواز در فرودگاه حاضر باشید. برای جلوگیری از پیش آمدن اتفاقات متفرقه، 10 تا 15 دقیقه به این زمان ها اضافه کنید تا مطمئن شوید که به موقع می رسید. مطمئت شوید هتلی که رزرو کرده اید امکان Late Check-In را دارد تا در صورت تاخیر پرواز به مشکل بر نخورید.